Optical Character Recognition Program ABBYY FineReader Version 7.0 User's Guide ® © 2003 ABBYY Software Ltd. All rights reserved. Information in this document is subject to change without notice and does not bear any commitment on the part of ABBYY. The software described in this document is supplied under a license agreement. The software may only be used or copied in strict accordance with the terms of the agreement. It is a breach of the "On legal protection of software and databases" law of the Russian Federation and of international law to copy the software onto any medium unless specifically allowed in the license agreement or nondisclosure agreements. No part of this document may be reproduced or transmitted in any from or by any means, electronic or other, for any purpose, without the express written permission of ABBYY. © 2003 ABBYY Software Ltd. All rights reserved. © 2001 ParaType, Inc. Type 1 fonts are licensed from ParaType, Inc. ABBYY, FINEREADER, ABBYY FineReader and Scan&Read are either registered trademarks or trademarks of ABBYY Software Ltd. Adobe, the Adobe logo, Adobe PDF and Adobe Acrobat are trademarks of Adobe Systems Incorporated. Microsoft, Outlook, PowerPoint, Windows, Windows NT are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners. ABBYY: P.O. Box 72, 127015, Moscow, Russia office@abbyy.com; www.abbyy.com; www.finereader.com. Contents Contents Welcome. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Chapter 1 Installing and Starting ABBYY FineReader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Software and hardware requirements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Installing ABBYY FineReader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Network server/workstation installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Starting ABBYY FineReader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 About ABBYY FineReader activation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Chapter 2 Quick Start . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . How to input a document in less than a minute . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . The ABBYY FineReader main window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ABBYY FineReader toolbars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Chapter 3 General Features of ABBYY FineReader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . What is an OCR system? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . New features of ABBYY FineReader 7.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Supported document saving formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Supported image formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Chapter 4 Acquiring the Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Scanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Setting scanning parameters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tips on brightness tuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Scanning multi page documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opening images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Acquiring images from the Hot Folder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Scanning dual pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adding business cards images to a batch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Page numbering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Working with an image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Batch image options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 16 16 18 23 24 25 27 28 29 30 31 32 33 35 36 36 37 37 38 40 3 A B BY Y Fi n e Re a d e r 7 . 0 U s e r ' s G u i d e Chapter 5 Page Layout Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . General information on page layout analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Block types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Automatic page layout analysis options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Drawing and editing blocks manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Manual table layout analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Using block templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Chapter 6 Recognition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . General information on recognition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recognition languages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Source text print type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Other recognition options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Background recognition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recognition with training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . How to train a user pattern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . How to edit a user pattern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . User languages and language groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . How to create a new language. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . How to create a new language group. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 42 42 43 45 48 49 51 52 53 54 55 55 56 58 59 60 61 62 Chapter 7 Checking and Editing Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Checking text in ABBYY FineReader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Check and edit text options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Adding and deleting words to/from the user dictionary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Editing text in ABBYY FineReader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Editing tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Chapter 8 Saving into External Applications and Formats. . . . . . . . . . . . . . . . . . General information on saving recognized text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Text saving options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Saving the recognized text in RTF, DOC and Word XML formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Saving the recognized text in PDF format. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Saving the recognized text in HTML format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Saving the recognized text in PPT format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Saving the page image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 76 76 79 79 80 82 82 4 Contents Chapter 9 Working with Batches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . General information on working with batches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Creating a new batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opening a batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adding images to a batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Batch page number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Saving a batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Closing a batch page or the whole batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Deleting a batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Batch settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Full­text search in recognized batch pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Chapter 10 Network Document Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Working with the same batch over a network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Group work with the same user languages and dictionaries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Group work with customized dictionaries (languages with dictionary support only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 84 85 85 86 86 87 87 88 88 89 91 93 94 95 Appendix Hot Keys and Glossary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Hot Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Glossary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 5 A B BY Y Fi n e Re a d e r 7 . 0 U s e r ' s G u i d e Welcome! Thank you for choosing ABBYY FineReader! ABBYY FineReader is an Optical Character Recognition (OCR) system that helps convert printed and PDF documents into editable formats while retaining the original layout of the document. The program allows users to create a digital copy of any document in minutes without man ually retyping it. Although incredibly easy to use, ABBYY FineReader also provides more sophisticated settings and options to meet the needs of professional users who want fine tune the application to suit their needs. A B BY Y Fi n e Re a d e r 7 . 0 U s e r ' s G u i d e User's Guide The User's Guide introduces you to the basics of using ABBYY FineReader. Each chapter starts with a ...