PalmTM Desktop Software for Mac User's Guide Copyright Copyright © 1995 - 2001 Palm, Inc. All rights reserved. Graffiti, HotSync, PalmConnect, and Palm OS are registered trademarks of Palm, Inc. The HotSync logo, Palm, and the Palm logo are trademarks of Palm, Inc. Other product and brand names may be trademarks or registered trademarks of their respective owners. Disclaimer and Limitation of Liability Palm, Inc. assumes no responsibility for any damage or loss resulting from the use of this guide. Palm, Inc. assumes no responsibility for any loss or claims by third parties which may arise through the use of this software. Palm, Inc. assumes no responsibility for any damage or loss caused by deletion of data as a result of malfunction, dead battery, or repairs. Be sure to make backup copies of all important data on other media to protect against data loss. IMPORTANT Please read the End User Software License Agreement with this product before using the accompanying software program(s). Using any part of the software indicates that you accept the terms of the End User Software License Agreement. Software Download Available PalmTM Desktop software is supplied on a CD-ROM disc. If you do not have access to a CD-ROM drive for your computer, you can download the Palm Desktop software from www.palm.com. PN: 406-3913A-US Contents About This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Chapter 1: Introducing PalmTM Desktop Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 About the modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Date Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Memo Pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 To Do List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Opening and quitting Palm Desktop software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Using Palm Desktop software with your handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Creating and opening user data files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Opening existing files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Saving files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Closing windows and files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Changing your mind . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Using templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Creating templates from existing items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Creating templates from new items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Changing a template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Deleting templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Using the toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Switching between users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Marking records private . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Hiding private records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Setting preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Setting general preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Setting alarm preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Setting font preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Setting decor preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Adjusting memory in Mac OS 9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 iii Contents Chapter 2: Tutorial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Creating an item in Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Assigning a category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Displaying list views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Sorting items in Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Viewing selected items in Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Finding an Address Book item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Synchronizing addresses with Address Book on your handheld . . . . . . . . . . 24 Creating an event in Date Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Moving an event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Setting alarms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Showing the three Date Book views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Creating an untimed event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Synchronizing events with the Date Book on your handheld . . . . . . . . . . . . . 32 Creating a To Do List item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Creating a memo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 About attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Creating attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Using the Attach Existing Item feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Printing labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Using Instant PalmTM Desktop application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Displaying frequently used phone numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Backing up your data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Applying Decors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Where to go from here? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Chapter 3: Working with Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 About Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Viewing addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Creating and changing addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Changing information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Using and changing selection lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Using auto-completion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Using auto-capitalization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Formatting telephone numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Setting custom field options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Using the Email and Web Site fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Using Birthday Minder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Copying Address Book information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 iv Contents Transferring addresses to your handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Marking addresses for printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Attaching a letter to an Address Book entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Adding an address to a letter template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Deleting addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Dialing telephone numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Dialing international numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Setting dialing preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Configuring your modem for dialing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Setting Address Book preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Chapter 4: Working with Date Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 About Date Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Viewing Date Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Using Day view . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Using Week view . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Using Month view . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Showing or hiding items in Month view . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Adding information to Date Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Creating a timed event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Creating a repeating or continuous event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Creating an untimed event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Setting alarms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Editing events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Changing an event's date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Changing an event's time or duration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Moving untimed events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Changing a repeating event's interval . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Renaming events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Deleting events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Transferring Date Book items to your handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Setting Date Book, alarm, and font preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Chapter 5: Working with Memo Pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 About Memo Pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Creating a memo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Viewing memos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Browsing memos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Selecting memos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 v Contents Changing memos . . . . . . . . . . . . ...