Handbook for PalmTM m100 Series Handhelds Copyright Copyright © 2001-2002 Palm, Inc. All rights reserved. Graffiti, HotSync, PalmModem, and Palm OS are registered trademarks of Palm, Inc. The HotSync logo, Palm Powered, Palm, and the Palm logo are trademarks of Palm, Inc. Other product and brand names may be trademarks or registered trademarks of their respective owners. Disclaimer and Limitation of Liability Palm, Inc. assumes no responsibility for any damage or loss resulting from the use of this handbook. Palm, Inc. assumes no responsibility for any loss or claims by third parties which may arise through the use of this software. Palm, Inc. assumes no responsibility for any damage or loss caused by deletion of data as a result of malfunction, dead battery, or repairs. Be sure to make backup copies of all important data on other media to protect against data loss. IMPORTANT Please read the End User Software License Agreement with this product before using the accompanying software program(s). Using any part of the software indicates that you accept the terms of the End User Software License Agreement. HotSync ® Cradle and Adapters and Software Download Available The HotSync® cradle/cable supplied with your handheld fits a USB connector. If you do not have a USB port available on your computer, you can order a 9-pin serial cradle and the following types of adapters: 25pin serial adapter (for use with Windows computers), or a Macintosh serial adapter. To order a HotSync cradle or adapters, go to the web site: www.palm.com. PalmTM Desktop software is supplied on a CD-ROM disc. If you do not have access to a CD-ROM drive for your computer, you can download the Palm Desktop software from www.palm.com. PN: 406-3912A-US Contents About This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Chapter 1: Introduction to Your Handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Getting to know your PalmTM m100 series handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 What is a Palm m100 series handheld? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 System requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Handheld components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Upgrading from another Palm OS handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Preparing to use your handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Using the protective flip cover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Changing the face plate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Connecting the HotSync cradle/cable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Charging the handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Palm Desktop software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Using your handheld with another PIM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Tapping and typing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Tap with the stylus to get things done . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Elements of the handheld interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Opening applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Using menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Entering data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Customizing your handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Chapter 2: Entering Data in Your Handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Using Graffiti writing to enter data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Writing Graffiti characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Graffiti tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 The Graffiti alphabet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Writing capital letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Writing numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Graffiti numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Writing punctuation marks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Additional Graffiti punctuation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 iii Contents Writing symbols and extended characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Writing accented characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Accent strokes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Additional non-English characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Navigation strokes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Graffiti ShortCuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Using the onscreen keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Using Note Pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Using your computer keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Importing data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Importing data from a Windows computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Importing data from a Mac computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Chapter 3: Managing Your Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Using the Applications Launcher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Selecting applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Switching between applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Categorizing applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Changing the Applications Launcher display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Choosing preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Installing and removing applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Installing add-on applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Removing applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Removing Palm Desktop software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Assigning a password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Changing or deleting a password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Locking your handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Recovering from a forgotten password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Chapter 4: Using Expansion Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Inserting an expansion card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Removing an expansion card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Opening expansion card applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Switching between your handheld and an expansion card . . . . . . . . . . . . . . . 57 Copying applications to or from an expansion card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Selecting copy settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Deleting applications from an expansion card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Card Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 iv Contents Reviewing card information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Renaming a card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Formatting a card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Card Info menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Chapter 5: Using Your Basic Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Overview of basic applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Date Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 To Do List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Note Pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Memo Pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Calculator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Clock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Common tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Creating records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Editing records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Deleting records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Purging records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Exchanging and updating data: HotSync operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Beaming information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Categorizing records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Finding information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Sorting lists of records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Making records private . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Attaching notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Choosing fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Reviewing Reminders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Application-specific tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Date Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 To Do List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Note Pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Memo Pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...