Handbook for PalmTM TungstenTM W Handhelds Copyright © 2003 Palm, Inc. All rights reserved. Graffiti, HotSync, MultiMail, PalmModem, PalmSource, the Palm logo, and Palm OS are registered trademarks of Palm, Inc. The HotSync logo, Palm, Palm Powered, Tungsten, and VersaMail are trademarks of Palm, Inc. CIC and Jot are registered trademarks of Computer Intelligence Corporation. All other brands are trademarks or registered trademarks of their respective owners. Disclaimer and Limitation of Liability Palm, Inc. assumes no responsibility for any damage or loss resulting from the use of this guide. Palm, Inc. assumes no responsibility for any loss or claims by third parties which may arise through the use of this software. Palm, Inc. assumes no responsibility for any damage or loss caused by deletion of data as a result of malfunction, dead battery, or repairs. Be sure to make backup copies of all important data on other media to protect against data loss. IMPORTANT Please read the End User Software License Agreement with this product before using the accompanying software program(s). Using any part of the software indicates that you accept the terms of the End User Software License Agreement. Software Download Available PalmTM Desktop software is supplied on a CD-ROM disc. If you do not have access to a CD-ROM drive for your computer, you can download the Palm Desktop software from www.palm.com. PN: 407-5702A Contents About This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Chapter 1: Welcome . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 System requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Minimum requirements: Windows computers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Minimum requirements: Mac computers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Wireless service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Making a call in a medical or safety emergency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Software Download Available . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Compatibility of third-party applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Finding information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Chapter 2: Exploring Your Handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Locating handheld components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Locating front panel controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Using the indicator light . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Locating back panel components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Adding an expansion card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Using the backlight . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Chapter 3: Navigating and Entering Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Tapping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Using the navigator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Using the keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Typing capital letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Accessing international and special characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Using the Function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Using menu commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Using ShortCuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Using elements of the handheld interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Using Graffiti® 2 writing to enter data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Learning Graffiti 2 concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Graffiti 2 tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Graffiti 2 alphabet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 iii Contents Capital letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Graffiti 2 numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Punctuation marks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Accented characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Symbols and other special characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Graffiti 2 Gestures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Graffiti 2 ShortCuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Beaming data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Using your computer keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Importing data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Importing data from a Windows computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Importing data from a Mac computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Chapter 4: Working with Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Opening applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Other ways to open applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Opening expansion card applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Switching between applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Categorizing applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Changing the Applications Launcher display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Copying applications to or from an expansion card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Selecting copy settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Using menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Choosing application preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Performing common tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Creating records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Editing records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Deleting records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Purging records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Categorizing records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Finding information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Sorting lists of records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Attaching notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Choosing fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Receiving alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Hiding or masking private records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 iv Contents Installing and removing applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Installing add-on applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Removing applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Removing Palm Desktop software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Chapter 5: Using Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Creating an Address Book entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Selecting types of phone numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Changing Address Entry details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Making connections from Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Quick Connect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Tap-to-Connect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Address Book menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Record menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Options menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Chapter 6: Using Calculator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Performing calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Viewing recent calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Using Calculator menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Chapter 7: Using Card Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Reviewing Card Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Renaming a card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Formatting a card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Managing an expansion card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Using the Card Info menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Chapter 8: Using Date Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Scheduling an event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Selecting an event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Rescheduling an event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Setting an alarm for an event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Scheduling repeating or continuous events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Changing repeating or continuous events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Considerations for repeating or continuous events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Changing the Date Book view . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Working in Week view . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Working in Month view . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Working in Agenda view . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 v Contents Spotting event conflicts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Date Book menus, preferences, and displ ...