PalmTM VersaMailTM 2.5 Personal E-mail Software Handbook Copyright © 2003 Palm, Inc. All rights reserved. Graffiti, HotSync, MultiMail, the Palm logo, PalmModem, and Palm OS are registered trademarks, and Palm, VersaMail, and Zire are trademarks of Palm, Inc. Palm, Inc. uses the Bluetooth trademark under express license from Bluetooth SIG, Inc., U.S.A. All other brands are trademarks or registered trademarks of their respective owners. Disclaimer and Limitation of Liability Palm, Inc. assumes no responsibility for any damage or loss resulting from the use of this handbook. Palm assumes no responsibility for any loss or claims by third parties which may arise through the use of this software. Palm, Inc. assumes no responsibility for any damage or loss caused by deletion of data as a result of malfunction, dead battery, or repairs. Be sure to make backup copies of all important data on other media to protect against data loss. IMPORTANT Please read the End User Software License Agreement with this product before using the accompanying software program(s). Using any part of the software indicates that you accept the terms of the End User Software License Agreement. PN: 407-4945A-US Contents About This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Chapter 1: Getting Started with PalmTM VersaMailTM Personal E-mail Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Palm VersaMail application features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Installing the VersaMail application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Synchronizing an existing username . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Upgrading a MultiMail or VersaMail database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Chapter 2: Setting Up and Managing E-mail Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Account and connection types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Network e-mail account prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Using an ISP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Using a corporate e-mail account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 VPNs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Creating a network e-mail account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Entering the account username and password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Entering the name of the outgoing and incoming mail server . . . . . . . . . . 13 Setting mail retrieval options for a POP or IMAP account . . . . . . . . . . . . . 15 Setting outgoing mail options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Adding a signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Setting advanced outgoing mail options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Testing your new account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Creating a synchronize-only account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Entering the account username and password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Entering the name of the outgoing and incoming mail server . . . . . . . . . . 21 Setting mail retrieval options for a POP or IMAP account . . . . . . . . . . . . . 22 Setting outgoing mail options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Adding a signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Setting advanced outgoing mail options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Configuring your synchronize-only account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 iii Contents Editing e-mail accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Changing the account username and password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Editing the names of the outgoing and incoming mail servers . . . . . . . . . 28 Editing mail retrieval options for a POP or IMAP account . . . . . . . . . . . . . 29 Editing outgoing mail options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Editing a signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Editing advanced outgoing mail options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Deleting an e-mail account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Selecting a different service for a given e-mail account . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Chapter 3: Getting, Sending, and Managing E-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Getting e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Choosing the e-mail account and displaying the Inbox . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Getting e-mail by subject or getting the entire message . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Auto get mail with notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Scheduling auto get mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Auto get notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Setting notification options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Viewing and using the Reminders screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Auto get mail retries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Resource issues with auto get mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Inbox icons in the VersaMail application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Reading e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Viewing other folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Managing display options in the folder's list view . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Moving e-mail between folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Creating and editing mail folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Creating and sending new e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Addressing a message by typing the address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Addressing a message using Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Using Smart Addressing to address a message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Composing and sending e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Send retry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Outbox icons in the VersaMail application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Completing drafts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Attaching a personal signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Forwarding e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Replying to e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Working with URLs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 iv Contents Working with attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Downloading attachments to your handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Attaching files from a handheld application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Attaching files from an expansion card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Forwarding an attachment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Deleting messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Emptying the trash . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Marking messages as read or unread . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Setting preferences for getting and deleting e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Adding or updating an Address Book entry directly from a message . . . . . . 92 Chapter 4: Synchronizing E-mail Between the Handheld and the Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Configuring an account in HotSync Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Setting synchronization options and account settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Account information screens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Palm VersaMail HotSync Conduit shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Verifying handheld account settings before synchronizing accounts . . . 106 Configuring Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Configuring Microsoft Outlook Express . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Configuring Eudora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Converting attached files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Synchronizing an account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Synchronizing multiple accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Using SSL with the conduit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Chapter 5: Going Beyond the Basics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Managing mail filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Creating mail filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Turning filters on and off . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Editing or deleting a filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Setting network and connection preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Setting network preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Setting connection preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Managing mail settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Adding APOP to an account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 Adding ESMTP to an account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 Setting advanced account preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 Cutting and copying text from an e-mail message for use in other applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 v Contents Using the command bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 Changing e-mail header details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Backing up mail databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Wireless IMAP folder synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Using Secure Sockets Layer (SSL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 Appendix A: Five-way Navigation in PalmTM VersaMailTM Personal E-mail Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Appendix B: Keyboard Shortcuts in PalmTM VersaMailTM Personal E-mail Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 Appendix C: Frequently Asked Questions . . . . . . . . . ...