Handbook for the PalmTM ZireTM 21 Handheld Copyright © 1998­2003 Palm, Inc. All rights reserved. Graffiti, HotSync, the Palm logo, Palm OS, and Palm Powered are registered trademarks. Palm and Zire are trademarks of Palm, Inc. All other brands are trademarks or registered trademarks of their respective owners. Disclaimer and Limitation of Liability Palm, Inc. assumes no responsibility for any damage or loss resulting from the use of this handbook. Palm assumes no responsibility for any loss or claims by third parties which may arise through the use of this software. Palm, Inc. assumes no responsibility for any damage or loss caused by deletion of data as a result of malfunction, dead battery, or repairs. Be sure to make backup copies of all important data on other media to protect against data loss. IMPORTANT Please read the End User Software License Agreement with this product before using the accompanying software program(s). Using any part of the software indicates that you accept the terms of the End User Software License Agreement. PN: 407-5816A-US Contents About This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Chapter 1: Setting Up Your PalmTM ZireTM 21 Handheld . . . . . . . . . . . . . . . 3 Minimum requirements: Windows computers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Minimum requirements: Mac computers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Upgrade information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Step 1: Charge your handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Step 2: Set up your handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Step 3: Install software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Step 4: Connect the HotSync® cable to the computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Step 5: Perform a HotSync operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Congratulations! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Chapter 2: Exploring Your Handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Locating handheld components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Locating front panel controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Locating top panel components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Locating side and back panel components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Tapping and typing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Elements of the handheld interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Chapter 3: Entering Data on Your Handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Using the onscreen keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Using Graffiti 2 writing to enter data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Graffiti 2 tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Graffiti 2 alphabet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Capital letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Graffiti 2 numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Punctuation marks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Accented characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Symbols and other special characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Graffiti 2 Gestures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Graffiti 2 ShortCuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Full-screen writing area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 iii Contents Using your computer keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Importing data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Importing data from a Windows computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Importing data from a Mac computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Beaming data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Beaming tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Using Note Pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Chapter 4: Working with Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Opening applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Switching between applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Categorizing applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Changing the Home screen display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Selecting copy settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Using menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Choosing a menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Choosing application preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Performing common tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Creating records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Editing records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Deleting records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Purging records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Categorizing records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Finding information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Sorting lists of records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Attaching notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Choosing fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Receiving alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Hiding or masking private records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Installing and removing applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Installing files and add-on applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Installing applications and files on a Windows computer . . . . . . . . . . . . . 52 Palm Quick Install tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Installing applications and files on a Mac computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Removing applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Removing Palm Desktop software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 iv Contents Chapter 5: Using Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Creating an Address Book entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Selecting types of phone numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Changing Address Entry details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Using Address Book menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Chapter 6: Using Calculator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Performing calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Viewing Recent Calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Chapter 7: Using Date Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Scheduling an event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Setting an alarm for an event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Scheduling repeating or continuous events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Changing the Date Book view . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Working in Week View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Working in Month View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Working in Agenda View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Spotting event conflicts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Using Date Book menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Options menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Chapter 8: Using Expense . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Adding expense items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Changing the date of an Expense item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Entering receipt details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Customizing the Currency pick list . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Changing the default currency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Defining a custom currency symbol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Setting Show Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Working with Expense data on your computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Using Expense menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Options menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Chapter 9: Using Memo Pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Creating memos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Reviewing memos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Using Memo Pad menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Options menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 v Contents Chapter 10: Using Note Pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Creating a note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Reviewing notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Setting an alarm for a note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Using Note Pad menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Record menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Opti ...