Handbook for PalmTM ZireTM Handheld Copyright Copyright © 2002 Palm, Inc. All rights reserved. Graffiti, HotSync, and Palm OS are registered trademarks of Palm, Inc. The HotSync logo, Palm, Palm Powered, the Palm logo, and Zire are trademarks of Palm, Inc. Other product and brand names may be trademarks or registered trademarks of their respective owners. Disclaimer and Limitation of Liability Palm, Inc. assumes no responsibility for any damage or loss resulting from the use of this guide. Palm, Inc. assumes no responsibility for any loss or claims by third parties which may arise through the use of this software. Palm, Inc. assumes no responsibility for any damage or loss caused by deletion of data as a result of malfunction, dead battery, or repairs. Be sure to make backup copies of all important data on other media to protect against data loss. IMPORTANT Please read the End User Software License Agreement with this product before using the accompanying software program(s). Using any part of the software indicates that you accept the terms of the End User Software License Agreement. Software Download Available PalmTM Desktop software is supplied on a CD-ROM disc. Check www.palm.com for updates and new versions of the software. PN: 406-4455A-US Contents About This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Chapter 1: Setting Up Your Handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Step 1: Charge your handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Step 2: Set up your handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Step 3: Connect the HotSync cable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Step 4: Install Palm Desktop software and perform a HotSync operation . . . . 5 System requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Upgrading from another Palm OS handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Congratulations! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Chapter 2: Exploring Your Handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Zire handheld components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Locating front panel controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Locating back panel components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Locating top components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Using the protective flip cover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Using your handheld with a PIM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Elements of the handheld interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Displaying online tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Tapping and typing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Entering data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Onscreen keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Graffiti writing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Note Pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Using Palm Desktop software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Importing data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Customizing your handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Chapter 3: Entering Data in Your Handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Using the onscreen keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Using Graffiti writing to enter data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Writing Graffiti characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Graffiti tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 iii Contents The Graffiti® alphabet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Writing capital letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Writing numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Graffiti numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Writing punctuation marks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Additional Graffiti punctuation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Writing symbols and extended characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Writing accented characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Accent strokes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Additional non-English characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Navigation strokes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Graffiti ShortCuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Using Note Pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Beaming data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Using your computer keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Importing data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Importing data from a Windows computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Importing data from a Mac . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Chapter 4: Working with Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Opening applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Switching between applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Categorizing applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Changing the Applications Launcher display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Using menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Choosing application preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Common tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Creating records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Editing records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Deleting records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Purging records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Categorizing records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Finding information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Sorting lists of records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Attaching notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Choosing fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Reviewing Reminders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Hiding or masking private records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 iv Contents Installing and removing applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Installing add-on applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Removing applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Removing Palm Desktop software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Chapter 5: Using Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Creating an Address Book entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Selecting types of phone numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Changing address entry details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Address Book menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Record menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Options menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Chapter 6: Using Calculator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Performing Calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Recent Calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Calculator menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Options menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Chapter 7: Using Clock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Viewing the time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Setting an alarm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Clock menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Options menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Chapter 8: Using Date Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Scheduling an event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Rescheduling an event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Setting an alarm for an event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Setting an alarm for an untimed event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Scheduling repeating or continuous events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Changing repeating or continuous events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Considerations for repeating or continuous events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Changing the Date Book view . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Working in Week View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Working in Month View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Working in Agenda View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Spotting event conflicts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Date Book menus, preferences, and display options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 v Contents Chapter 9: Using Expense . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Adding expense items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...